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Ein Team von Spezialisten erarbeitet eine Lösung. Der Lösungsprozess wird von einem Moderator gestaltet, strukturiert und gesteuert — nicht aber inhaltlich beeinflusst.

Pro

  • Kompetenzen von Experten nutzen

  • strukturiertes Erarbeiten von Lösungen

  • gemeinsames, akzeptiertes Ergebnis

  • Nutzung der "Schwarmintelligenz"

Kontra

  • evtl. aufwändige Organisation

  • evtl. teuer (Personal- und Raumkosten)

  • Moderationskompetenzen erforderlich

1. Vorbereitung

1.1. Planung

Klärung der wichtgsten Fragen zur Planung.

Was?

  • Warum wird der Workshop benötigt?

  • Welches Thema soll besprochen werden?

  • Was soll am Ende erreicht werden?

  • Wer muss teilnehmen?

  • Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?

Wer?

  • Teilnehmer festlegen: wer hat die nötigen Kompetenzen?

  • Moderator festlegen — Aufgaben des Moderators:

    • Ablaufplan erstellen

    • Methoden auswählen

    • Arbeitsathmosphäre gestalten

    • Redebeiträge und Zeiteinhaltung steuern

    • Störungen beseitigen

Wo?

  • Besprechungsraum organisieren, möglichst hell

  • Für Getränke und kleine Speisen sorgen

Wann?

Termin festlegen — Faktoren:

  • Termin für das Thema

  • Verfügbarkeit der Teilnehmer

  • Verfügbarkeit des Raumes

  • Verfügbarkeit des Moderators

Wie?

Moderator legt (zusammen mit den wichtigsten Stakeholdern) der Ablaufplan fest. Zu klärende Punkte:

  • Teilthemen

  • Ziel, das mit der Bearbeitung eines Teilthemas erreicht werden soll

  • Bearbeitungszeit

  • Bearbeitungsmethode

  • Gruppenarbeiten

  • erfoderliches Arbeitsmaterial

Womit?

Geeignete Arbeitsmaterialien beschaffen. Dazu zählen z. B. die technische Ausstattung (Beamer und Leinwand, Tonanlage) oder Moderationsausstattung (Pinnwände, Flip-Chart, Namensschilder, …​) aber auch die Ermittlung der erforderlichen Ressourcen (_Raum, Getränke und Verpflegung aber auch Übernachtungs- und Reisekosten).

1.2. Einladung

Sind die inhaltlichen Fragen geklärt und die Planung abgeschlossen, so müssen die Teilnehmer eingeladen werden. Den Teilnehmern Zeit, Ort und Thema zukommen lassen. Eventuell auch die Agenda und eine Teilnehmerliste oder die konkrete Aufgabenstellung — je nach Methode und Inhalt des Workshops.

2. Ablauf

2.1. Start

  • Begrüßung

  • Klärung der folgenden Punkte:

    Sachlich

    • Thema und Aufgabenstellung

    • Ablauf

    • Arbeits- und Pausenzeiten

    • Arbeitsweise

    Persönlich

    • Teilnehmervorstellung

    • Vorwissen und Betroffenheit der Teilnehmer hinsichtlich des Themas klären

    • Erwartungen erfragen

2.2. Ziel und Ablauf

  • Thema vorstellen

  • Verständnisfragen klären

  • Thema, Aufgabenstellung und Methode diskutieren

    • Agenda

    • Arbeitszeitplan

    • "Spielregeln"

    • Was ist nicht Gegenstand des Workshops?

2.3. Thema bearbeiten

Das hängt von der mit dem Moderator erarbeiteten Methode ab.

2.4. Ergebnis dokumentieren

  • Ergebnis(se) sichtbar für alle festhalten

  • Ergebnis(se) sollte(n) von allen Teilnehmern akzeptiert sein

    • Ansonsten solange diskutieren und modifizieren bis alle zustimmen können

2.5. Maßnahmen

  • Maßnahmen für die Umsetzung der Ergebnisse festlegen

    • Maßnahme, Verantwortlicher, Beteiligte, Terminplanung, …​

  • Ggf. als Vorlage für die Zustimmung durch das Management konzipieren

    • Falls die erarbeiteten Lösungen der Zustimmung bedürfen

2.6. Abschluss

  • Ist das Ergebnis umsetzbar?

  • Ist der Nutzen erkennbar?

  • Gibt es noch offene Punkte?

  • Sind die Teilnehmer Zufrieden mit den erarbeiteten Lösungen?

Der Moderator kommentiert das Ergebnis nicht inhaltlich, sondern konzentriert sich auf die Einhaltung der Arbeitsweise.

2.7. Ergebnissicherung

Protokoll schreiben, erarbeitete Lösungen in geeingeter Form schriftlich fixieren und an Teilnehmer versenden.